Aplikace Projektové řízení je nástroj, pomocí kterého lze řídit současné i budoucí rozvojové aktivity organizace. Účelem je mít na jednom místě pravdivé informace jak z hlediska objemu výdajů, tak času i obsahu, včetně útvaru, který je za daný záměr/projekt/výdaj odpovědný. Zjednodušeně lze konstatovat, že používáním této aplikace získají zainteresované strany odpověď na otázky „KOLIK“ „KDY“ a „NA CO“.
Aplikace se zaměřuje na dvě fáze projektové činnosti, a to na období plánování a na období realizační. Obě tyto fáze jsou navzájem provázány. Každý projekt prochází nejdříve fází plánovací (tzv. akce). Toto stadium je obdobím diskuse o prioritách, potřebách, o hledání zdrojů financování, o upřesňování doby realizace apod. V případě, že odpovědný orgán rozhodne o zahájení akce, přechází ze stadia plánování do fáze realizační (projekt).
Obě fáze jsou procesně orientované, mají datová úložiště, do kterých projektoví manažeři (nebo tým participující na akci/projektu) můžou ukládat veškerou průvodní dokumentaci. Samozřejmostí je ukládání usnesení samosprávných orgánů, průběžný popis aktivit projektu, tj. popis zrealizovaného a plán činnosti na následující období (např. plán vytvoření dokumentace pro povolení stavby, termíny pro vytvoření dokumentace pro realizaci stavby, zahájení veřejné soutěže, termíny pro předání staveniště, termíny pro dokončení díla apod.). Velmi důležité je stanovení rozpočtu a sledování jeho čerpání v letech. Tyto údaje jsou základním předpokladem pro stanovení rozpočtů, a to včetně rozpočtových výhledů na další období, a tedy i základním předpokladem pro sledování cash flow.
Samozřejmě jsme při tom mysleli na snížení administrativní náročnosti, na digitalizaci a on-line sdílení aktualizovaných dat – aplikace je schopna importovat v předepsaném rozhraní data z vašich účetních systémů, a to v případě, že jsou informace o rozpočtech projektů a jejich finančních toků v účetnictví řádně identifikované .
